Eine virtuelle PA ist dazu da, Ihnen das Leben zu erleichtern, aber sie kann es auch sein, wenn es um die Weitergabe persönlicher Informationen geht, wie z.B. Adressen von Login-Daten an kritische Informationen und Finanzinformationen. Die Entscheidung, diese selbstständig zu erledigen, könnte bedeuten, dass Sie Admin zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen – dies ist einer der Gründe, warum Sie sich für einen virtuellen Assistenten entschieden haben. Es ist besser, die besten Wege zu finden, um diese sensiblen Informationen auszutauschen, als die zusätzliche Arbeit zu investieren.

1. Entwicklung klarer Sicherheitsrichtlinien

Ihre virtuelle PA ist möglicherweise Ihr erster ausgelagerter Mitarbeiter, so dass die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien nicht so einfach durchsetzbar sind wie Ihre Mitarbeiter im Büro. Als allgemeine Praxis sollte die ideale VA bereits die Bedeutung der Geheimhaltung wichtiger Informationen kennen. Um Ihre Erwartungen zu beschreiben und sicherzustellen, dass sie erfüllt werden, entwickeln Sie eine Richtlinie, die speziell auf virtuelle Assistenten zugeschnitten ist. Was Sie hier einbeziehen sollten, sind Dinge wie das, was passieren würde, wenn sensible Informationen verletzt werden, die Methoden der elektronischen Kommunikation, was aufgezeichnet werden kann und was Ihre virtuelle PA über Ihr Unternehmen mitteilen kann.

2. Verwenden Sie eine Software zum Austausch von Informationen für Passwörter.

Software wie LastPass eignet sich hervorragend, um Anmeldeinformationen sicher zu teilen. Dies ist auch ein großartiges Werkzeug für Sie, um Passwörter für Ihre verschiedenen Konten zu verwalten, wie z.B. sozial Media Plattformen und Anmeldungen für Cloud-Konten. Die Speicherung der Anmeldeinformationen auf diese Weise ermöglicht einen schnellen Zugriff sowohl für Sie als auch für Ihre virtuelle PA, und wenn sie sich entfernen, kann der Zugriff widerrufen werden. Eine Funktion, die für den Datenschutz Ihres Passworts von Vorteil ist, ist, dass Sie wählen können, ob Ihr virtueller Assistent es sehen soll oder nicht. Die Wahl, das Passwort zu verstecken, hat keinen Einfluss auf die Möglichkeit, sich anzumelden.

3. Erhalten Sie eine Prepaid-Karte

Gerade als Sicherheitsmaßnahme ist es am besten, ein Bankkonto zu haben, das von Ihrem Geschäftskonto getrennt ist. Die Übergabe der primären Bankverbindung hat schwerwiegende Auswirkungen auf die Sicherheit, insbesondere wenn der Zugriff auf das Konto kontinuierlich erfolgt. Der Zugang Ihrer virtuellen PA zu allen Finanzen kann eingeschränkt und kontrolliert werden, indem Sie kontinuierlich den benötigten Betrag aufstocken.

4. Lassen Sie Ihre virtuelle PA eine NDA unterzeichnen.

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung schützt sowohl Sie als auch Ihre VA rechtlich, falls Sie jemals sensible Informationen über Ihr Unternehmen und andere Vorgänge preisgeben, einschließlich Kundeninformationen und Kontaktdaten. Wenn Ihr Assistent die durch die NDA geschützten Informationen weitergibt, haben Sie Rechtsmittel.

5. Gewährt begrenzten Zugriff auf Ihre Konten.

Sie müssen keine Details angeben, um auf die Admin-Konten zuzugreifen, die Informationen enthalten, die Sie verborgen halten möchten. Erstellen Sie stattdessen ein separates Konto mit Berechtigungen, die nur für die Arbeit Ihrer VA relevant sind. Sollten sie gehen, müssen Sie keine neuen Passwörter mehr erstellen – beenden Sie einfach das separate Konto. Was Sie hier auch tun können, ist, einen Zugriff zuzuweisen, der das, was sie auf Ihrem Konto tun können, einschränkt. Es gibt einige Plattformen, auf denen Sie sehen können, wer Änderungen an Ihren Konten vorgenommen hat. Wenn sie gehen, können Sie die Zugriffsrechte, die sie hatten, widerrufen, anstatt neue Anmeldeinformationen neu zu erstellen.

6. Wissen Sie, wen Sie persönlich einstellen.

Bei der Auswahl Ihrer virtuellen PA sollte die Vertrauenswürdigkeit einer der Faktoren sein, die zu Ihrer endgültigen Entscheidung beitragen. Wenn Sie jemanden mit Erfahrung einstellen, überprüfen Sie die Rechtmäßigkeit Ihrer Arbeit anhand Ihrer Referenzen. Überprüfen Sie außerdem ihre Leistung, ihren allgemeinen Hintergrund und ihre Zuverlässigkeit. Wenn Sie Ihrer virtuellen PA keine persönlichen Daten anvertrauen können, wird die Arbeit für Sie nur unangenehm, da Sie ständig auf dem neuesten Stand sind. Im Laufe der Zeit können Sie lernen, Ihrer VA zu vertrauen, so dass Sie anfangen können, ihnen mehr Sicherheitsberechtigungen zu geben.

7. Verwenden Sie ein seriöses VA-Unternehmen.

Die Einstellung eines seriösen virtuellen Assistenten könnte eine Herausforderung sein, daher ist es ratsam, ein VA-Unternehmen wie AVirtual zu beauftragen. Es gibt einen Pool von erfahrenen VAs zur Auswahl und sie verstehen, wie wichtig es ist, sensible Informationen vertraulich zu behandeln. Die meisten VA-Unternehmen haben ihre eigenen Sicherheitsmaßnahmen, wenn es um Datenschutzrichtlinien geht. Ihre virtuelle PA kann alles andere tun, als Ihnen eine Tasse Kaffee zuzubereiten (sie kann Ihnen jedoch helfen, einen guten Kaffee zu finden und ihn an Ihre Tür zu liefern). Kontaktieren Sie uns noch heute, um unseren idealen virtuellen Assistenten mit AVirtual zu finden.

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