Interview von Steve Gwenin

Gründer von GVI, Corkskrew and Bushwise

1. Warum haben Sie sich eine virtuelle persönliche Assistentin besorgt und keine „echte“?

Nach reiflicher Überlegung habe ich beschlossen, dass virtuell der beste Weg sei. Zuerst einmal hatte ich einen wirklichen Bedarf an Hilfe, aber ich war mir nicht sicher, wie viele Stunden erforderlich wären, mir einen Überblick zu verschaffen. Ich wollte mich auf keinen Fall einer vollzeitigen Angestellten verpflichten, da ich ohnehin schon kaum genügend Zeit hatte – ohne den Aufwand der mit der Einstellung einer Mitarbeiterin und allen entsprechenden gesetzlichen Regelungen verbunden ist. Als Unternehmer neige ich dazu, zu hohe Fixkosten zu vermeiden. Mit einer virtuellen PA weiß ich es sehr zu schätzen, meine Personalkosten mit einer Kündigungsfrist von nur einem Monat reduzieren zu können. Außerdem wurde es in unserem Büro bereits etwas eng. Der Gedanke an einen weiteren Körper an einem Schreibtisch erfüllte mich mit Sorge, und ich war noch nicht bereit, neue Büroräumlichkeiten zu suchen um eine PA unterzubringen.

2. Wie hat diese Person Ihr Leben verändert?

Das ist eine bedeutende Aussage, nicht wahr? Ich bin über 40 Jahre alt und habe 4 Kinder. Auf meine geschäftlichen Erfolge bin ich stolz und habe meine Arbeit immer geliebt. Dennoch war ich frustriert, dass ich meine Zeit der Familien- und Geschäftsverwaltung zunehmend widmete, da ich niemanden hatte, dem ich diese Arbeit weitergeben konnte. Ich wusste, dass ich meine Zeit besser für andere Dinge verwenden könnte, jedoch schien mir der Gedanke etwas übertrieben, eine Vollzeitkraft zur Erledigung der wöchentlichen 30 oder 40 Stunden Verwaltungsarbeit einzustellen. Nachdem ich ein gesamtes Wochenende damit verbracht hatte, die Flüge meiner Familie, Mietwagen, Flughafenhotels usw. für den Weihnachtsurlaub zu buchen, hatte ich es zu guter Letzt satt. Ich war dabei, ein Hotel anzurufen und war in der Warteschleife nur um mich zu vergewissern, ob ein Gitterbett für meinen Sohn zur Verfügung sei, als mir der Gedanke kam: „Wirklich? Ist meine Zeit nicht viel wertvoller als das?“ Mit meiner virtuellen Assistentin habe ich das Gefühl, mich auf das Gesamtbild für die Arbeit und meine Familie konzentrieren zu können, und sie hat die hervorragende Fähigkeit, meine Ideen in die Tat umzusetzen. Mein Leben kommt mir ausgeglichener vor. Tagsüber habe ich mehr Zeit gewonnen, mich mit kritischen Geschäftsangelegenheiten zu befassen. Statt am Wochenende zu versuchen, die Dinge unterzubringen, die ich unter Woche nicht geschafft habe, laufe ich lange Strecken und spiele mit meinen Kindern. Ich bin sehr dankbar diese Last los zu sein, und ch mich somit meinen Stärken als Geschäftsmann und Vater widmen zu können.

3. Wie lange brauchten Sie, dieser Person zu vertrauen?

Allein persönliches Vertrauen ist bereits schwierig genug, und daher hatte ich meine Bedenken ob ich es schaffen würde, einer Person zu vertrauen, mit der ich virtuellen Kontakt habe. Rückblickend habe ich Jennifer zunächst niedere Tätigkeiten verrichten lassen, bei denen es keine Katastrophe gewesen wäre, wenn sie sie vermasselt hätte. Sie war jedoch schnell und verantwortungsvoll. Schon bald war ich beeindruckt. Wir sind uns persönlich über Skype begegnet und haben häufig telefoniert. Sie war sehr professionell und selbstbewusst. Nach etwa vier Wochen habe ich ihr eine meiner Kreditkarten zugänglich gemacht, und habe meine Konten im Auge behalten. Inzwischen hat sie Zugang zu einer zweiten Karte, all meinen Vielfliegerdaten und der Haushaltskontoinformation. Sie verwaltet die meisten meiner Rechnungen und Finanzen. Und noch besser, die meisten Aufgaben, die ich ihr anvertraue, erledigt sie viel besser als ich es je zuvor getan habe.

4. Haben Sie sich je gewünscht Ihre virtuelle PA als Arbeitskraft im Büro zu haben?

Es wäre schön, Jennifer in meinem Büro zu haben und sie um Hilfe vor Ort zu bitten, wie kürzlich, als ich jemanden brauchte, den Klempner ins Haus zu lassen. Ich habe jedoch Task Rabbit (taskrabbit.co.uk) und andere Dienstleistungen entdeckt, die in solchen Situationen behilflich sein können.

5. Können Sie drei Beispiele für Jennifers Aufgaben nennen?

Ich habe immer im Reisegewerbe gearbeitet, und Buchungen und Änderungen von Flügen und Hotels sind sehr zeitaufwändig. Reisevorbereitungen für meine Familie und mich haben früher viele Samstage beschlagnahmt. Jennifer ist auch wirklich großartig, wenn es um Kfz-Versicherung, Hausversicherung und Krankenversicherung geht. Unlängst hat sie sich auch um die Installation von High-Speed-Internet gekümmert. Sie recherchiert meine Optionen sehr gründlich um daraufhin die beste Option zu wählen. Vor Kurzem hat Jennifer mir geholfen, unsere Social-Media-Accounts einzurichten und zu verwalten, Marktforschung durchzuführen und sie führt weiterhin auch einige meiner Odesk-Mitarbeiter. 

6. Haben Sie Rat für Menschen, die sich überlegen, eine virtuelle PA zu bekommen?

Wer sich von der Arbeit und dem Leben im Allgemeinen etwas überfordert fühlt, sollte es meiner Meinung nach ausprobieren. Ihre Zeit ist wertvoll! Ich bin sehr vielen Geschäftsinhabern/-gründern begegnet, die ihre Verwaltungsarbeit selbst erledigen. Einer davon war ich. Bevor ich mich versuchsweise einer virtuellen Assistentin gegenüber verpflichtet habe, habe ich mir die Zeit notiert, die ich mit Verwaltungsarbeiten verbrachte, die ich wirklich gern los sein wollte. Die Stunden summierten sich und das machte mir die Entscheidung leichter. Ich war ein wenig nervös über diese neue Form der Geschäftsbeziehung, aber Jennifer erwies sich schon bald als ein Gewinn. Sie hat mir ermöglicht, ein reicheres Leben zu genießen, während meine Produktivität auf eine Art und Weise gestiegen ist, die ich niemals erwartet hätte. 

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