Über die Evolution der persönlichen Assistentin ist mehr gesprochen worden als über irgendeinen anderen Beruf. Emma Jacobs begann ihren Artikel für die Financial Times 2015 mit der provokativen Aussage: „Die Sekretärin ist tot“, wobei sie eine aussagekräftige Statistik zur Unterstützung verwendete, allen voran, dass 47% der britischen Sekretariatspositionen zwischen 2001 und 2013 aufgrund der neuen Technologie und Kürzungen im Vereinigten Königreich verschwunden sind. Auf Papier ist es beunruhigend, aber in Wirklichkeit ist die veränderte Rolle für die meisten persönlichen Assistentinnen befreiend, da es ihnen ermöglicht, ihre Fähigkeiten in einer Weise zu entwickeln, die für Unternehmen von sehr großem Vorteil ist. Lassen Sie es mich erklären.

 

Persönliche Assistentinnen waren einst mehr oder weniger erwachsene Babysitter, die ihre willkür­lichen Vorgesetzten verwöhnten, Anrufe umleiteten und sich um alltägliche Verwaltungsaufgaben kümmerten. Ich vereinfache es vielleicht, jedoch nur ein wenig. Die altmodische Stelle einer persönlichen Assistentin war wichtig, aber nicht wichtig genug, der harten, schnelllebigen und wechselhaften modernen Geschäftswelt standzuhalten. Sie hatte zwei Optionen: sich zu entwickeln oder zu verschwinden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Veränderung nicht das Arbeitspensum ist. Wenn überhaupt, gibt es mehr Verwaltungsarbeit als je zuvor, gesteigert durch die hohe Kommunikationsgeschwindigkeit, die Erwartung der schnellen Bearbeitungszeiten, Social Media und die regelrechte Explosion an verfügbarer Information. Alle in der Geschäftswelt sind beschäftigt. Der Artikel in der Economist Why is everyone so busy? [Warum sind alle so beschäftigt?] erklärt das ständige Gefühl des Drucks bei unserer Wahrnehmung von Erfolg eher als beschäftigte Stunden: „Sobald Stunden finanziell quantifiziert werden, sorgt man sich mehr, ob sie verschwendet, gespart oder gewinnbringend eingesetzt werden.“ Mit anderen Worten ist Zeit Geld und hat das schreckliche, nagende Gefühl zur Folge, dass wir immer mehr tun könnten und sollten. Ja, es gibt also bestimmt noch Raum für eine Assistentin, aber es muss eine Assistentin sein, die Gold wert ist.

 

Die Autorin von The New Executive Assistant [Der Neue Vorstandsassistent], Melba J. Duncan betont die wesentliche „Investitionsrentabilität eines qualifizierten Mitarbeiters“ auf der Senior- und Juniorebene in ihrem Artikel für die Harvard Business Review. Sie schreibt: „Firmen sollten daher über die weiteren Entwicklungsvorteile von Mitarbeitern für Nachwuchsführungskräfte nachdenken. Es könnte sich wirklich lohnen, wenn der Manager seinen höheren Posten besser vorbereitet und gewöhnlich produktiver antritt.“ Dennoch bleibt es zeitaufwändig und teuer, einen talentierten Mitarbeiter zu finden.

 

Der durchschnittliche Jahresverdienst einer britischen persönlichen Assistentin ist derzeit £24.731 (laut PayScale). Zusammen mit den obligatorischen Staatsversicherungsbeiträgen des Arbeitgebers in Höhe von £2.333 sind es £27.064. Fernerhin kommen sowohl die Kosten für das Anmieten von Büroräumlichkeiten hinzu, die laut Devilliers Surveyors im Vereinigten Königreich durchschnittlich bei £4.638 liegen, als auch die Verwaltungsgebühren wie Personalbeschaffung, Softwarelizenzen, Personalmanagement und Büromaterial. Selbst wenn man bei Büromaterial besonders sparsam ist, kommen monatlich mindestens £1.300 zusammen. Unter Berücksichtigung all dessen sind die Gesamtkosten einer hausinternen Assistentin etwa £38.002 im Jahr – mindestens. Das ist viel Geld und es könnte zu rechtfertigen sein, wenn die Produktivitätssteigerung gewährleistet ist, aber wir wissen bereits, dass das nicht der Fall ist.

 

In Forbes wies Cheryl Connor im vergangenen Jahr darauf hin, dass „Menschen, die nun zugeben, täglich bei der Arbeit Zeit vergeudet zu haben, sage und schreibe 89% erreicht haben“ (mehr als 20% höher als im Vorjahr). Die Tatsache ist, dass bei einem Durchschnitt von 7 Krankheitstagen im Jahr, 5 Fortbildungstagen und 28 Urlaubstagen, inklusive Feiertagen, die durchschnittliche hausinterne Assistentin tatsächlich nur 221 Tage im Jahr arbeitet. Besonders Kleinunternehmen können sich solche Statistiken nicht leisten, aber ehrlich gesagt, kann keiner es sich leisten und wir müssten es uns auch nicht leisten.

 

Hier ist also die nächste Evolutionsstufe: die virtuelle Assistentin. Es ist ein Begriff, der sich verdächtig und nach Science Fiction anhört, und der traditionelle Geschäftsleute in Schrecken versetzt. Wo sind diese virtuellen Menschen? Woher weiß ich, dass sie tun, was sie sagen und wie können sie mich und mein Unternehmen verstehen, wenn ich sie nie treffe? Tatsache ist jedoch, dass virtuelle Assistentinnen günstiger, effizienter und höher qualifiziert sein können, als durchschnittliche hausinterne persönliche Assistentinnen. Sogar erheblich! Aber – und das ist ein wichtiges Detail – es kommt darauf an, wen sie einstellen.

 

Bedenken Sie Folgendes: Wenn Sie eine virtuelle PA von meiner Firma AVirtual einstellen, wurde jede einzelne Assistentin in unserem Team persönlich gewählt und unserem Standard entsprechend ausgebildet. Zunächst können Sie daher getrost sein, dass sie ihre Arbeit wirklich gut macht. Aber das ist noch nicht alles: Mit einer professionellen Organisation virtueller Assistentinnen stellen Sie eigentlich zugleich ein gesamtes Managementteam ein, das nicht nur außerordentliche, engagierte Hilfeleistung gewährleistet, sondern Qualitätskontrolle, Beständigkeit und Unterstützung. Es gibt hunderte Freiberufler, die auf ihrem Gebiet äußerst begabt sind, aber wenn etwas schiefgeht (sie werden krank, es gibt eine Familienangelegenheit, ihr Laptop wird gestohlen), sind Sie ohne Assistentin. Glauben Sie mir, das ist wesentlich überwältigender, wenn man sich erst einmal an den problemlosen, stressfreien Rhythmus mit einer Assistentin gewöhnt hat. Wichtig ist außerdem die Beruhigung, die eine angesehene Organisation mit sich bringt, und die dazu führt, dass die virtuelle Welt viel wirklicher zu sein scheint. Zum Beispiel wissen Sie, dass es irgendwo tatsächlich Büros gibt, dass Strukturen vorhanden sind, ein festgelegter Standard nach dem alle arbeiten, Vertraulichkeitsverein­barungen und Buchhalter, die sich um Ihre Zahlungen kümmern. Das bedeutet nicht, dass diese Dinge hinter den Kulissen etwas mit Ihnen zu tun haben, aber Sie wissen, dass sie vorhanden sind, und das gibt Ihnen jenes Gefühl von Sicherheit und Vertrauen, wofür Sie letztlich auch zahlen.

 

Wir haben jetzt die Ressourcen, virtuelle Professionelle zu einem konkreten Teil von Unternehmen zu machen. Facetime, Skype, Google Docs und eine lange Liste mit Apps machen die Kommunikation über das Netz ebenso einfach wie von Angesicht zu Angesicht; es ist auf jeden Fall schneller und kürzer. Tatsächlich gibt es sehr wenig, was eine virtuelle Assistentin nicht tun kann, außer Ihr Mittagessen abzuholen, aber sie kann veranlassen, dass Ihr Lieblingsrestaurant es Ihnen am Schreibtisch abliefert. Virtuelle Assistentinnen sind an eine Welt voller Ressourcen angeschlossen, die weit über die Einschränkungen eines Büros hinausgehen. Sie sind medienkompetent, reaktionsschnell, professionell und kostengünstig.

 

Es ist eine Evolution, bei der jeder gewinnt.

 

By Richard Walton, Founder of AVirtual

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