Bei der Einstellung einer virtuellen Assistentin müssen Sie beginnen, verschiedene Tools zur Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens zu verwenden und es auf die nächste Ebene zu führen. Es ist wenig sinnvoll, wenn überhaupt, ständig mit Ihrer virtuellen Assistentin zusammenzuarbeiten, da das noch mehr Ihrer Zeit in Anspruch nehmen würde als vorher. Daher erweisen sich verschiedene Tools als nützlich.

Sie helfen nicht nur mit der Produktivität und Kommunikation, sondern können zur Vermarktung Ihres Unternehmens und Ihrer inneren Ruhe beitragen. Es gibt verschiedene Tools, die Ihre Unternehmensleistung optimieren, Arbeitsabläufe rationalisieren, und Ihnen helfen, das Beste aus jeder Minute eines jeden Tages herauszuholen; wir haben allerdings die 10 Tools ausgewählt, die wir Ihnen empfehlen, bevor Sie Ihre virtuelle Assistentin einstellen.

Die folgenden Tools versichern eine nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrer virtuellen Assistentin.

Dropbox

Stellen Sie sich vor, sämtliche Dokumente auf Ihrem Computer zu speichern und dass sie alle versehentlich gelöscht werden. All die harte Arbeit, die sie eingesetzt haben, ist verschwunden! Das kann verheerend sein! Dropbox dient als großartiges Backup-System, falls Sie es je benötigen sollten.

Dieses beliebte Tool ermöglicht auch den leichten Austausch sämtlicher Dokumente. Sie senden den Dropbox Link einfach zu Ihrer virtuellen Assistentin, die die angehängten Dateien daraufhin herunterladen kann. Durch das Erstellen eines gemeinsamen Dropbox-Ordners machen Sie sowohl Ihr eigenes Leben, als auch das Ihrer virtuellen Assistentin wesentlich leichter.

Google Apps for Work

Google macht nicht nur Recherche zu einem Kinderspiel, sondern bietet auch professionelles E-Mail, Online Storage, freigegebene Kalender, Videokonferenzen und vieles mehr. Es lohnt sich sehr, dieses Programm zu installieren, da es Ihnen ermöglicht, Informationen auszutauschen und sicher zusammenzuarbeiten, während alle Daten gesichert werden.

OneNote

OneNote ist eine ausgezeichnete Freiform, die zum Sammeln von Informationen und für die Zusammenarbeit von Mehrbenutzern verwendet werden kann. Hand- oder maschinenschriftliche Notizen, Entwurf-Screenshots und Audiokommentare lassen sich auf dieser Plattform speichern. Es ist ein hervorragendes Tool für Sitzungsprotokolle, und ist über das Netzwerk zugänglich oder man kann es einem OneNote-Benutzer freigeben.

LastPass

Ist Ihr Gedächtnis oft wie ein Sieb, mit der Folge, dass Sie Ihre Zugangsdaten vergessen? Dieses Tool hilft Ihnen, diese Informationen leicht zugänglich zu speichern. LastPass ermöglicht Ihnen fernerhin, Ihrer virtuellen Assistentin Passwörter und Anmeldedaten freizugeben. Das Wunderbare an diesem Tool ist, dass die Passwortinformationen nicht freigegeben werden müssen, da sie verschlüsselt sind, jedoch verwendet werden können. Somit ist das Sicherheitsrisiko geringer, aber dieses Tool ist nicht 100% sicher, da ein engagierter Programmierer Zugang zu Ihren Passwörtern erhalten kann. Es ist jedoch ein hilfreiches Tool zur Weitergabe von Passwörtern, ohne diese in einer langen E-Mail eingeben zu müssen.

Basecamp

Dies ist ein sehr einfaches kostenloses Management-Tool. Basecamp hilft Ihnen, mit Ihrer virtuellen Assistentin auf dem Laufenden zu bleiben, da beide Parteien Dateien hochladen, und Arbeitspläne einplanen und erstellen können, die verschiedenen Personen leicht zugeteilt werden können. Der Basecamp-Kalender hilft, alle daran zu erinnern, welche Aufgaben zu erledigen sind und was in den kommenden Monaten ansteht. Ihre virtuelle Assistentin kann ihre Arbeit zu Basecamp hinzufügen, bevor sie Ihnen alles zur Begutachtung vorlegt.

Asana

Asana ist Basecamp sehr ähnlich und ist ein Projektmanagement-Tool. Es ist ein effizientes Werkzeug, da verschiedene Projektboards eingerichtet werden können und Aufgaben denen zugeteilt werden können, die dieses Tool verwenden. Die Verwendung von Projektboards wird Ihnen helfen festzustellen, was benötigt wird und was bereits erledigt ist. Mit dieser Plattform können Sie Links hochladen, bearbeiten, Ordner hinzufügen und vieles mehr. Asana enthält Kalender, die für die Verwaltung von Aufgaben und Zeitplanung hilfreich sind.

Skype

Da eine virtuelle Assistentin nicht zu kurzen Bürogesprächen oder Sitzungen anwesend sein kann, ist Skype ein hervorragendes Tool, in Kontakt zu bleiben und sich von Angesicht zu Angesicht zu unterhalten. Mit der Telefonkonferenz-Option können Gruppen- oder Einzelgespräche über Skype geplant werden. Skype ist auch ideal für Instant Messaging um in Kontakt zu bleiben und Nachrichten zu senden, wenn eine schnelle Reaktion benötigt wird. Das Gute an Skype ist, dass Bildschirme freigegeben und Textlinks oder andere relevante Informationen ausgetauscht werden können. Und falls Sie je eine Zusammenfassung eines Anrufs benötigen, ermöglicht Skype Ihnen, das Gespräch aufzunehmen, damit Sie Ihre Aufzeichnungen machen können.

DocuSign

Da Ihre virtuelle Assistentin nicht in Ihrer Nähe ansässig sein wird, wäre es gut, DocuSign zu installieren. Das erlaubt der virtuellen Assistentin, Verträge und vertrauliche Unterlagen zur Unterschrift zu Kunden zu senden. Diese werden sodann automatisch in einem e-Filingsystem gespeichert, das Ihnen die Mühe des Ausdrucken, Faxens und Wartens auf die Mail erspart.

Canva

Möchten Sie Grußkarten oder Einladungen entwerfen lassen? Nun ja, Canva ist das perfekte Tool für diesen Zweck! Sie können auch verschiedene Dinge für unterschiedliche Social Media-Plattformen entwerfen. Mit Canva lassen sich eindrucksvolle und professionelle Grafiken erstellen. Das Großartige ist, das Sie keine Designerfahrung benötigen!

Grammarly

Da eine virtuelle Assistentin Ihre E-Mails meistens verschicken wird, ist es sinnvoll, sie Grammarly auf ihrem Computer installieren zu lassen. Grammarly versichert, dass alle E-Mails professionell und fehlerfrei sind. Grammarly hilft, Rechtschreibfehler, Satzbau und andere Grammatikfehler zu korrigieren.

Bedenken Sie in Anbetracht all dessen, dass die Einstellung einer virtuellen Assistentin nicht von großem Nutzen sein wird, wenn Sie diese Tools für die Zusammenarbeit nicht haben. Diese Tools sind dazu da, das Leben einfacher zu machen, da sie Ihnen und Ihrer virtuellen Assistentin Zeit sparen, und das Leben effizienter machen.

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin